Od Nowego Roku nowe przepisy Kodeksu pracy – co się zmieni od 1 stycznia 2019 r.?

Od Nowego Roku nowe przepisy Kodeksu pracy – co się zmieni od 1 stycznia 2019 r.?

Wraz ze swoim nadejściem Nowy Rok przyniesie zmiany w zakresie prawa pracy w związku z wejściem w życie ustaw nowelizujących ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz 357)

Ustawa reguluje obowiązki pracodawców w odniesieniu do prowadzenia, archiwizacji, przekazywania dokumentacji pracowniczej. Przewiduje skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jak również umożliwienie pracodawcy wyboru sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywania w formie papierowej, bądź elektronicznej.

Art. 1 tejże ustawy wprowadza następujące zmiany w Kodeksie pracy:

Wprowadzono zasadę, iż pracodawca będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia na rachunek bankowy. Wyjątek ma miejsce wtedy, gdy pracownik złoży oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych.
Tym samym do art. 221 § 2 k.p. dodano pkt 3 zakładający, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika, niezależnie od danych, których podanie było przewidziane przez ustawę w brzmieniu dotychczasowym, numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Zmianie ulega też brzmienie przepisu art. 86 § 3 k.p., który dotychczas stanowił, iż obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk własnych pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Przepis ten od Nowego Roku zakłada, iż wypłata wynagrodzenia jest dokonywania na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłate wynagrodzenia do rąk własnych. Tym samym każda inna forma wypłaty wynagrodzenia, niż wypłata na rachunek bankowy, ma charakter subsydiarny i może nastąpić wyłącznie na wyraźne żądanie pracownika wyrażone w formie stosownego oświadczenia.

Pracodawca może wybrać w jakiej formie zamierza prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, wszakże znowelizowane przepisy zakładają, że e-dokumentacja jest równoważna z tradycyjną formą papierową (art. 9411 k.p.)
Ustawa nadaje nowe brzmienie przepisom art. 94 pkt 9a i 9b k.p., zakładając, że pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej i elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, jak również przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wobec powyższego na pracodawcy ciąży obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w okresie zatrudnienia, oraz po jego zakończeniu przez okres 10 lat, poczynając od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie wydłużony, gdy dokumentacja stanowić będzie dowód w postępowaniu w dwóch przypadkach regulowanych w pkt 1 i 2 art. 944 k.p.:

1) gdy pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia,

2) gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania –

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres, pracodawca    ma obowiązek kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (art. 945 § 1 i 2 k.p.)
Do tej pory, a zatem do 31 grudnia 2018 r. brak było ustawowej regulacji, która determinowałaby sposób prowadzenia akt osobowych ws sytuacji, gdy pracodawca zatrudniał pracownika ponownie. Praktyka pracodawców była więc w tym zakresie dowolna, od zakładania nowych akt, po kontynuację poprzednił. Nowelizacja wymaga od pracodawców przyjęcia jednolitej praktyki w tym względzie.
Zmianie ulegają świadectwa pracy. Od 1 stycznia 2019 r. w myśl przepisu art. 946 pkt 1-3 k.p. pracodawca, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wraz ze   świadectwem pracy będzie musiał przekazać pracownikowi dodatkowe informacje o:

1) o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli w okresie wynoszącym 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub       wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji   pracowniczej (chyba, że okres ten ulegnie przedłużeniu z uwagi na postępowanie (art. 944 k.p.),

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania W myśl przepisu art. 947 § 1 znowelizowanego Kodeksu pracy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – z art. 946 pkt 2 k.p.)

W myśl przepisu art. 947 § 1 znowelizowanego Kodeksu pracy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – z art. 946 pkt 2 k.p.)
Zgodnie z treścią przepisu art. 948 § 1 k.p.pracodawca ma prawo do zdecydowania o zmianie postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie do kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Pracodawca ma obowiązek powiadomić o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji  pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tejże informacji. Analogiczne przepisy regulują kwestię zwrotu dokumentacji byłemu pracownikowi. Jednocześnie, jeśli pracownik nie odbierze poprzedniej dokumentacji pracowniczej, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji (art. 9410 k.p.).
W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo do odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje członkom rodziny określonym w dodanym przez ustawę nowelizacyjną, art. 949 § 3 pkt 1- 4 k.p.
Biorąc pod uwagę zastrzeżenie ustawodawcy, iż dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności,  kompletności, dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, w katalogu wykroczeń, unormowanym w art. 281 k.p. przewidziane zostały wykroczenia pracownicze w postaci nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres określony w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2 k.p. albo przez okres dłuższy, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów, bądź pozostawiania dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub  zniszczeniem.
Tym samym, jeśli pracodawca nie będzie przechowywał dokumentacji pracowniczej przez wymagany czas, może zostać ukarany grzywną w wysokości 30.000 zł.

Art. 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wprowadza zmiany do ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zwracają uwagę przepisy przejściowe wskazane w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a to art. 7 ustawy, który wskazuje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika, dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ustawy, będzie ustalany na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie ustawy.

 

Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz 2215)

Ustawa ta w przepisie art. 112 wprowadza z dniem 1 stycznia 2019 r. zmiany w Kodeksie pracy, zakładające powołanie powszechnego, dobrowolnego systemu oszczędzania, współfinansowanego przez pracowników, pracodawców i państwo. W myśl przepisu art. 3 omawianej ustawy, pracowniczy plan kapitałowy (PPK) jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. Dlatego też w związku z PPK, ustawa ta nowelizuje treść przepisu art. 87 k.p., odnoszącego się do potrąceń z wynagrodzenia, zakładając, że z wynagrodzenia za pracę zostają potrącone należności określone w tym przepisie, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego. Odpowiedniej zmianie uległ również przepis art. 871 §1 pkt 1 k.p.

 

Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 1608)

Ustawa przewiduje rozszerzenie prawa do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych m.in. Na zleceniobiorców, jak też objęcie ich ochroną przed zwolnieniem.
W kwestii stosowania przepisów dotyczących zatrudniania pracowników w formie telepracy, zgodnie z treścią przepisu art. 676 § 2 k.p. w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Analogicznym zmianom podlegają przepisy art. 139 § 5 k.p., czy art. 150 § 3 pkt 1 k.p., dotyczące ustalenia lub zmiany systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy

 

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. z 2018 r., poz. 2244)

Ustawa w przepisie art. 2 wprowadza z dniem 1 stycznia 2019 r. zmiany w Kodeksie pracy, a to odnoszące się do przepisu art. 2373 k.p. dodając § 22 – 24, które to stanowią, że szkolenie okresowe pracownika, nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1, wynika, że jest to konieczne. W przypadku gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, pracodawca jest obowiązany przeprowadzić szkolenie okresowe pracownika, o którym mowa w § 2 w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.
Tym samym ustawodawca przewidział likwidację obowiązku przeprowadzania okresowych szkoleń bhp dla pracowników administracyjno – biurowych oraz rozszerzenie możliwości pełnienia zadań służby bhp na pracodawcę zatrudniającego do 50 pracowników i zakwalifikowanego do nie wyższej kategorii ryzyka niż trzecia w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 23711 § 1 pkt 2 k.p. w znowelizowanym brzmieniu).

Opracowanie:
apl. adw. Monika Michońska